まふゆさんの朝の仕事、夕方の仕事

【まふゆのシナプス観察日記】~シナプス社員ブログ~
文系OL“まふゆさん”が、シナプスの取り組みや日常の1コマを題材にしたお話をお送りします。

「おはよ~ございま~す」

 

オフィスのドアを開けて、まずはごあいさつ。
それからささっと席につく。

 

パソコンを立ち上げて、ノートとペンをとりだして、水筒のふたを開けてひとくち飲んで。
わたしの1日は、4人分のスケジュールを立てることからはじまる。

 

4人というのはわたしと、わたしの所属部署のひとつ、ワークサポーターチームのメンバー3人のこと。
ちなみにワークサポーターとは、他部署から依頼をうけて、掃除から資料づくり、プログラムのテストまであらゆるおこまりごとに対応する、文字どおりシナプス全体のサポートチームだ。
わたしは上長のサポートで、タスクとスケジュールのチェックをしている。

 

社内のグループウェアを開いたら、まずはメールチェックから。
5分以内にさっくりのルールで、優先度でふりわけて、きょうのスケジュールにかかわりそうなものだけをずらっと並べる。

 

つづいて、ワークサポーターチームのタスク管理メールと、メンバーそれぞれの作業報告Excelを開く。
メールは、チームのタスクが増えるたび、その内容や納期をつどつど追加するもの。
Excelは、週に1度つぎの週のおおまかなスケジュールをまとめて、あとから実績で上書きするものだ。

 

ゆうべから今朝のあいだに届いた個別メール、いつものタスク管理メール、Excelファイル、この3つを開くと、ようやくきょうのスケジュール整理に必要な情報がそろう。
つまり、昨日まで考えていた予定と、それにかかわるかもしれない新情報がならぶ。

 

ならんだ情報を、やらないといけないこと、やった方がいいこと、やりたいことにわける。
さらに、やらないといけないことを納期順に並べかえる。きょうの日中〆切のものに注意。

 

それから、やらないといけないこととやった方がいいことについて、準備はちゃんと終わっているかを確認する。
終わっていないばあい、わたしで対応できるのか、他の人に頼まないといけないのか、頼まないといけないばあい相手のスケジュールは?

 

それから、やらないといけないことをだれがやるかを考える。
決まっただれかじゃないとできないことはないか。だれでもできるけど得意不得意があることは、得意なひとにはやくやってもらうか、苦手なひとに練習してもらうか?

 

……などなど考えて、だれがなにをどの順番でやるかが決まる、ここまでで10分ちょっと。

 

で、ワークサポーター用のホワイトボード前に移動。
昨日のスケジュールをごしごし消し、今日に上書きする。
横にメンバーの名前、縦に時間をとって、だれがなにをどの順番でやるかがわかるように。
注意点があればそれもわかるように。

 

(……ふう)

 

ここまででさらに5分くらい。
わたしの朝の30分弱は、まいにちこのくりかえしだ。

 

 

「おつかれさまでした~」

 

午後5時、ワークサポーターチームは終礼をして、1日を終える。
上長といっしょにあいさつで見送り、席にもどる。水筒を開けてひとくち飲む。

 

ここから6時までの1時間、のうち10~30分、1日の終わりも、朝とおなじく4人分のタスク整理につかう。
ベースは終礼で受けた報告と、やりかけの作業物、それと日中に届いたメール。

 

まずは日中に届いたメールから、追加のタスクを確認する。
逆にきょう終わったことをリストから消して、ついでに、それにどのくらい時間がかかったか、困ることはなかったかをメモ、じゃあどうする? までできれば考える。

 

やりかけのことは、順調かそうじゃないかでわける。
順調じゃないものは、納期に間に合いそうかどうか。きびしそうならやり方を変えるか人を増やすか納期を相談するか。
もしトラブルでストップしているなら、それにだれかどうやっていつまでに対応するか。

 

……などなど、こういうことを考えておいて、あしたからの参考情報にする、んだけど……。

 

(やりかた、変えたいなあ、やっぱり……)

 

 

このルーティン、わたしひとりで回すぶんにはとくに問題ない。
ただ、他の人と話を共有しようとすると、スケジュール管理のための情報があっちこっちにちらばっていて、なんなら半分くらいはわたしの頭の中にしかないことで、ひっかかる。

 

上長にわたしの判断を伝えるには、顔をあわせて話す時間がどうしても長くかかるし。
それに他部署の人は、チームにいまどのくらい余裕があるのか見えなくて、依頼をするときにこまるし。

 

ちらばっている情報とわたしの頭の中のうごきを、ぜんぶひとつの流れとして目に見えるようにできたらいいのに……。

 

なやみつつ、ぽちぽちっといくつか画面を開く。
グループウェアのカスタマイズ機能、無料の管理ツール、Excel……。

わたしのなやみを解決してくれそうなツールをいくつか、社内でおしえてもらって、夕方の時間でまいにち検討中なのだ。

 

(わたしの頭の見える化、できる、ぜったい)

 

自分に言い聞かせて、ぽちぽち、ぽちぽち、いろんなツールにデータを入れて、流して、並べかえる。

 

・・・

 

現在進行形のテーマなので、すっきりしない話になってしまいました。
続編があるかもしれません。

 

ここ1週間ほどは、Microsoftの” Visual Studio Team Services”を検討中です。
システム開発管理のツールですが、シナプスではそれ以外でもつかっているよと教えていただき、ぽちぽちとさわりはじめました。
夢中になりすぎないていどに、いろいろと考えます。

 

(この記事は、シナプスの取り組みを元にしたフィクションです。
登場人物・エピソードはすべて、“まふゆさんの中の人”の創作です)

 

 

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